Viết thư cho trường: cách hỏi để được trả lời nhanh

Người học tại chỗ gõ cửa phòng và hỏi. Bạn thì viết thư — và gần như mọi việc của bạn với nhà trường đều đi qua kênh này.

Vì vậy cách viết thư không phải chuyện lễ nghi. Nó quyết định bạn được trả lời trong hai ngày hay hai tuần.

Cấu trúc một lá thư dễ trả lời

• Tiêu đề cụ thể — nêu học phần và việc cần, thay vì viết cần giúp đỡ.
• Câu đầu nêu bạn là ai — họ tên, lớp hoặc khoá, học phần. Giảng viên có hàng trăm học viên.
• Câu thứ hai nêu bạn cần gì — đừng để câu hỏi nằm ở đoạn cuối.
• Nêu bạn đã tự tìm hiểu gì — cho thấy bạn không hỏi thay cho việc tự đọc.
• Kết bằng một câu hỏi rõ ràng, tốt nhất là câu trả lời được bằng vài dòng.
• Ngắn — thư dài bị để lại đọc sau, và đọc sau thường thành quên.

Hỏi đúng người

• Nội dung chuyên môn — giảng viên phụ trách học phần.
• Lịch, hạn nộp, thủ tục, giấy tờ — bộ phận đào tạo.
• Học phí, biên lai — bộ phận tài chính.
• Tài khoản, đăng nhập, hệ thống — bộ phận kỹ thuật.
• Luận văn — người hướng dẫn.
• Hỏi sai người là cách chậm nhất — thư bị chuyển qua vài chặng, hoặc không đi đâu cả.
• Nếu không biết hỏi ai, hỏi bộ phận đào tạo và nói rõ bạn đang tìm đúng người.

Đặt câu hỏi cụ thể

• Đừng hỏi em không hiểu chương ba — hãy nêu đúng chỗ nào và bạn hiểu tới đâu.
• Nêu bạn đã thử gì và tắc ở bước nào.
• Một thư một việc — gộp năm câu hỏi khác nhau thường nhận về một câu trả lời.
• Nếu cần nhiều việc, đánh số để người trả lời không bỏ sót.
• Đính kèm cái cần xem, đừng bắt người đọc đi tìm.

Về thời gian

• Hỏi sớm — thư gửi tối trước hạn nộp thường không kịp cứu bạn.
• Chấp nhận thời gian phản hồi thông thường — vài ngày làm việc là bình thường.
• Nhớ giảng viên cũng có công việc khác và nhiều người dạy bán thời gian.
• Đừng gửi lại sau vài giờ — nó tạo ấn tượng xấu và không làm nhanh hơn.
• Nếu thật sự gấp, nói rõ vì sao gấp và tới khi nào.

Nhắc lại

• Đợi một tuần rồi mới nhắc, trừ khi có hạn gấp.
• Trả lời vào chính chuỗi thư cũ, đính kèm nội dung trước.
• Giữ giọng lịch sự và ngắn — có thể thư đã lạc, không phải bị lờ.
• Sau hai lần nhắc không có hồi âm, thử kênh khác hoặc hỏi bộ phận đào tạo.
• Với việc quan trọng, tìm cách gọi điện — nhanh hơn nhiều.

Các lỗi thường gặp

• Không xưng danh — người nhận không biết bạn là ai để tra cứu.
• Tiêu đề trống hoặc chung chung — thư dễ bị bỏ qua.
• Viết quá dài — nêu bối cảnh ba đoạn trước khi tới câu hỏi.
• Hỏi điều đã có trong tài liệu — kiểm tra đề cương học phần và thông báo trước.
• Gửi từ địa chỉ thư lạ — dùng địa chỉ nhà trường cấp nếu có.
• Giọng trách móc khi đang bực — viết xong để một đêm rồi hãy gửi.

Lưu lại

• Giữ mọi thư trao đổi quan trọng — thành thư mục riêng.
• Xin xác nhận bằng văn bản với những việc quan trọng, kể cả khi đã trao đổi qua điện thoại.
• Sau cuộc gọi, gửi thư tóm tắt những gì đã thống nhất — việc này cứu bạn nhiều lần.
• Lưu lại các mốc thời gian — ngày gửi, ngày nhận trả lời.

Một điều đáng nhớ

Người trả lời thư của bạn đang có hàng chục thư khác đang chờ.

Lá thư được trả lời trước là lá thư trả lời được nhanh nhất — rõ ai hỏi, rõ hỏi gì, và trả lời được bằng vài dòng. Đó là toàn bộ bí quyết.

Câu hỏi thường gặp