Học kỳ đầu bạn có vài chục tệp và mọi thứ đều ổn.
Tới khi làm luận văn, bạn có hàng trăm tệp — và nếu chưa từng có quy tắc, bạn sẽ mất nhiều giờ chỉ để tìm lại thứ mình biết chắc là có.
Cấu trúc thư mục
- Một thư mục gốc cho toàn bộ việc học.
- Trong đó chia theo học kỳ, rồi theo học phần — không chia theo loại tệp.
- Mỗi học phần có các thư mục con giống nhau — tài liệu, bài nộp, ghi chú, nguồn tham khảo.
- Cấu trúc giống nhau ở mọi học phần để bạn không phải nghĩ mỗi lần.
- Thư mục riêng cho giấy tờ hành chính — biên lai, thư trao đổi, giấy xác nhận.
- Thư mục riêng cho luận văn ngay từ đầu, kể cả khi chưa bắt đầu — bạn sẽ bỏ vào đó những thứ gặp dọc đường.
Quy tắc đặt tên
- Một quy tắc và giữ nguyên — quan trọng hơn quy tắc nào.
- Với tài liệu tham khảo: tác giả, năm, từ khoá chính.
- Với bài nộp: mã học phần, tên bài, phiên bản.
- Ngày theo dạng năm tháng ngày để tệp tự sắp đúng thứ tự.
- Đánh số phiên bản rõ ràng — đừng dùng bản cuối, bản cuối cùng, bản cuối thật.
- Không dấu và không khoảng trắng nếu bạn dùng nhiều thiết bị.
Quản lý nguồn tham khảo
Phần trả giá đắt nhất nếu làm ẩu:
- Ghi thông tin trích dẫn ngay khi tải tài liệu về — không phải khi viết bài.
- Giữ một tệp danh mục nguồn — tác giả, năm, tên, nơi đăng, đường dẫn.
- Thêm một dòng vì sao bạn giữ nó và nó nói gì.
- Đánh dấu bạn đã đọc hay chưa.
- Gom theo chủ đề để dùng lại ở luận văn.
- Nếu dùng phần mềm quản lý trích dẫn, học nó ngay học kỳ đầu — học ở giữa chừng thì phải nhập lại tất cả.
Ghi chú
- Một nơi duy nhất — rải ra nhiều ứng dụng là cách mất ghi chú nhanh nhất.
- Ghi theo chủ đề, không theo buổi học.
- Ghi rõ nguồn cho mọi ý không phải của bạn — thói quen này phòng đạo văn vô ý.
- Tách rõ đâu là lời tài liệu, đâu là ý của bạn — dùng ký hiệu riêng.
- Nếu ghi tay, chụp lại và đặt tên đúng quy tắc.
Sao lưu
- Hai nơi, ít nhất — một trên máy, một trên dịch vụ lưu trữ.
- Sao lưu tự động nếu có thể — sao lưu thủ công là sao lưu không xảy ra.
- Kiểm tra thử khôi phục một tệp — bản sao lưu chưa từng thử là bản sao lưu chưa chắc chạy.
- Với luận văn, sao lưu mỗi lần làm việc xong.
- Giữ các bản nháp quan trọng chứ đừng ghi đè liên tục.
- Mất luận văn ba tháng trước hạn là tình huống có thật và hoàn toàn phòng được.
Làm việc trên nhiều thiết bị
- Đồng bộ qua một dịch vụ thay vì tự chép qua lại.
- Cẩn thận với xung đột phiên bản — mở cùng tệp ở hai máy dễ mất công.
- Chỉ định một thiết bị là nơi làm việc chính.
- Đọc trên điện thoại, viết trên máy — phân vai rõ ràng.
Sau khi tốt nghiệp
- Tải mọi thứ từ hệ thống nhà trường về trước khi mất quyền truy cập.
- Giữ bản mềm luận văn và mọi bài đã nộp.
- Giữ danh mục nguồn — nó có ích nếu bạn học tiếp hoặc viết bài.
- Giữ toàn bộ giấy tờ hành chính và tài chính.
- Gom thành một kho lưu trữ duy nhất và sao lưu ở hai nơi.
Một điều đáng nhớ
Hệ thống này mất khoảng một giờ để dựng ở tuần đầu tiên.
Nếu bỏ qua, cái giá không phải một giờ đó — mà là nhiều buổi tối ở năm thứ hai, ngồi tìm lại một bài báo bạn nhớ rõ là đã đọc, đúng lúc bạn ít thời gian nhất.
Câu hỏi thường gặp
Nên chia thư mục thế nào?
Theo học kỳ rồi theo học phần, không chia theo loại tệp — và mỗi học phần có các thư mục con giống nhau để bạn không phải nghĩ mỗi lần.
Đặt tên tệp thế nào?
Một quy tắc và giữ nguyên: tác giả năm từ khoá cho tài liệu tham khảo, mã học phần tên bài phiên bản cho bài nộp, ngày dạng năm tháng ngày để tệp tự sắp đúng thứ tự.
Phần nào trả giá đắt nhất nếu làm ẩu?
Quản lý nguồn tham khảo — ghi thông tin trích dẫn ngay khi tải tài liệu về, không phải khi viết bài.
Sao lưu thế nào cho chắc?
Hai nơi ít nhất, sao lưu tự động vì sao lưu thủ công là sao lưu không xảy ra, và thử khôi phục một tệp — bản sao lưu chưa từng thử là bản chưa chắc chạy.
Sau tốt nghiệp cần giữ gì?
Bản mềm luận văn và mọi bài đã nộp, danh mục nguồn, toàn bộ giấy tờ hành chính và tài chính — tải hết về trước khi mất quyền truy cập.