Đây là quyền lợi mà rất nhiều học viên vừa làm vừa học không dùng đến, đơn giản vì không ai nói cho biết là có. Thư viện điện tử của trường thường đã mua quyền truy cập vào các cơ sở dữ liệu học thuật — những nơi mà nếu tự mua thì rất đắt.
Bài này nói cách vào, cách vào từ xa, và cách tìm tài liệu khi trường không có sẵn.
Trường bạn có gì
Phần lớn cơ sở đào tạo sau đại học có ít nhất một trong các nguồn sau:
- Cơ sở dữ liệu học thuật quốc tế mà trường mua quyền truy cập. Đây là phần giá trị nhất và cũng ít người biết nhất.
- Kho luận văn, luận án của chính trường. Rất hữu ích để biết mặt bằng yêu cầu ở đây — đọc lướt ba luận văn khoá trước nói nhiều hơn mọi lời giới thiệu.
- Giáo trình và bài giảng số hoá của các học phần.
- Tạp chí khoa học trong nước mà trường đặt mua.
Việc cần làm đầu tiên, ngay tuần đầu nhập học: gửi một email cho thư viện trường.
"Em là học viên cao học lớp [tên lớp], ngành [X]. Cho em hỏi thư viện trường hiện có những cơ sở dữ liệu nào, và học viên truy cập từ xa bằng cách nào ạ?"
Nhiều người học hết hai năm mà chưa từng gửi email này. Đó là hai năm không dùng đến một thứ mình đã trả tiền cho nó qua học phí.
Truy cập từ xa: ba cách thường gặp
Vấn đề với người học từ xa là các cơ sở dữ liệu thường nhận diện quyền truy cập theo địa chỉ mạng của trường. Ngồi ở nhà thì không có địa chỉ đó. Ba cách xử lý phổ biến:
1. Đăng nhập bằng tài khoản trường
Cách đơn giản nhất khi có. Bạn vào cổng thư viện, đăng nhập bằng tài khoản học viên, rồi đi tới cơ sở dữ liệu từ đó.
Điểm quan trọng: phải đi từ cổng thư viện, không phải vào thẳng trang của nhà xuất bản. Vào thẳng thì hệ thống không biết bạn thuộc trường nào và sẽ đòi tiền.
2. Kết nối mạng riêng của trường
Trường cấp cho bạn một phần mềm hoặc thông tin cấu hình để máy của bạn "coi như" đang ở trong trường. Hỏi bộ phận công nghệ thông tin hoặc thư viện về cách cài.
3. Thư viện tra hộ
Nếu trường không có hai cách trên, hoặc bạn cần một bài cụ thể mà trường không mua quyền, nhiều thư viện nhận yêu cầu và gửi tài liệu qua email. Đây là dịch vụ có thật và miễn phí ở nhiều nơi, chỉ là không được quảng bá.
Khi trường không có tài liệu bạn cần
Chuyện thường xuyên, và có nhiều đường hợp pháp:
- Bản truy cập mở của chính bài đó. Rất nhiều bài báo có bản do tác giả tự lưu trữ trên kho lưu trữ của trường họ hoặc trên trang cá nhân. Cách tìm: tra tên chính xác của bài kèm từ khoá "pdf" hoặc tên kho lưu trữ.
- Viết thư cho tác giả. Đây là cách hiệu quả bất ngờ và ít người thử. Một email ngắn, lịch sự, nói rõ bạn là học viên cao học đang nghiên cứu về chủ đề gì và xin bản toàn văn — phần lớn tác giả gửi, vì họ vui khi có người đọc công trình của mình. Đây là thông lệ bình thường trong giới nghiên cứu.
- Các kho dữ liệu truy cập mở của cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế, viện nghiên cứu. Với nhiều đề tài ứng dụng, số liệu chính thống nằm ở đây chứ không nằm trong tạp chí.
- Thư viện của trường khác. Một số thư viện đại học cho phép người ngoài đọc tại chỗ, hoặc có thẻ bạn đọc với mức phí. Hỏi thư viện trường bạn về thoả thuận liên thư viện.
- Nhờ người hướng dẫn. Giảng viên thường có quyền truy cập rộng hơn học viên, và họ cũng biết nguồn nào đáng đọc trong lĩnh vực.
Về những trang chia sẻ tài liệu không có bản quyền: chúng tồn tại, nhưng dùng chúng là vi phạm bản quyền, và trong bối cảnh học thuật thì đó là vấn đề về liêm chính chứ không chỉ về pháp lý. Bốn cách trên giải quyết được phần lớn nhu cầu mà không phải đi đường đó.
Tổ chức tài liệu để không mất công hai lần
Đây là phần tiết kiệm nhiều thời gian nhất về sau, và tốn ít công nhất nếu làm từ đầu.
- Một thư mục gốc duy nhất cho toàn bộ tài liệu luận văn, mọi thứ nằm bên trong. Đừng để rải rác trong thư mục tải xuống.
- Đặt tên tệp theo tác giả và năm:
Nguyen-2024-quan-tri-nhan-su.pdf. Tên mặc định kiểu1-s2.0-S0148296.pdflà vô dụng sau ba tháng. - Ghi nguồn đầy đủ ngay khi tải. Tác giả, năm, tên bài, nơi công bố. Truy lại một trích dẫn ở tháng thứ mười một vừa mất thời gian vừa dễ sai — và sai trích dẫn là lỗi bị đánh giá nặng.
- Bốn dòng ghi chú cho mỗi bài đáng giữ: nguồn đầy đủ; bài này trả lời câu hỏi gì; kết quả chính bằng lời của bạn; liên quan gì đến luận văn của bạn. Dòng cuối là dòng bạn sẽ đọc lại khi viết.
- Sao lưu. Thư mục tài liệu cũng cần được sao lưu như bản thảo — nhất là nếu bạn đã ghi chú lên các tệp.
Một việc phải làm trước khi tốt nghiệp
Tài khoản trường sẽ bị thu hồi. Cùng với nó là quyền truy cập cơ sở dữ liệu, và có thể cả dung lượng lưu trữ đám mây do trường cấp.
Trước khi ra trường, hãy làm hai việc:
- Tải về những tài liệu bạn còn cần dùng.
- Chuyển toàn bộ dữ liệu từ tài khoản trường sang tài khoản cá nhân.
Hỏi trước: tài khoản còn hiệu lực bao lâu sau khi tốt nghiệp. Có nơi cắt ngay, có nơi cho vài tháng.
Hỏi đáp nhanh
Học viên từ xa có được dùng thư viện điện tử của trường không?
Có, đây là quyền lợi đi kèm học phí. Vấn đề chỉ là cách truy cập từ xa — thường qua đăng nhập bằng tài khoản trường tại cổng thư viện, hoặc qua kết nối mạng riêng do trường cấp. Hãy gửi email cho thư viện ngay tuần đầu nhập học để hỏi.
Vào trang nhà xuất bản mà vẫn bị đòi tiền là sao?
Vì bạn vào thẳng nên hệ thống không biết bạn thuộc trường nào. Phải đi từ cổng thư viện của trường sau khi đăng nhập, hoặc kết nối qua mạng riêng của trường trước.
Trường không có bài mình cần thì làm sao?
Bốn cách hợp pháp: tìm bản truy cập mở do tác giả tự lưu trữ; viết thư xin bản toàn văn từ chính tác giả — cách này hiệu quả bất ngờ và là thông lệ bình thường trong giới nghiên cứu; nhờ thư viện tra hộ qua thoả thuận liên thư viện; hoặc nhờ người hướng dẫn.
Sau khi tốt nghiệp còn dùng được thư viện không?
Thường là không, vì tài khoản trường bị thu hồi. Hãy hỏi trước tài khoản còn hiệu lực bao lâu sau tốt nghiệp, và trước khi ra trường thì tải về những tài liệu còn cần cùng chuyển dữ liệu sang tài khoản cá nhân.