Công chứng bằng thạc sĩ: điểm hay nhầm và trường hợp riêng

Việc này đơn giản hơn nhiều người tưởng, nhưng có một điểm hay bị nhầm khiến người ta đi lại lần hai — và một trường hợp riêng cần xử lý khác hẳn.

Điểm hay nhầm: chứng thực bản sao, không phải công chứng

Cái mà bạn thường cần khi nộp hồ sơ là chứng thực bản sao từ bản chính — tức là cơ quan xác nhận bản photo đúng với bản gốc. Người ta quen gọi là "công chứng" nên hay hỏi nhầm chỗ.

Việc này làm được ở Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện, và ở nhiều văn phòng công chứng. Không phụ thuộc nơi bạn cư trú — làm ở đâu tiện thì làm.

Mang theo những gì

1. Bản chính bằng thạc sĩ — bắt buộc, không có bản chính thì không chứng thực được;
2. Bản chính bảng điểm, nếu bạn cần chứng thực cả bảng điểm — thường nơi nhận hồ sơ yêu cầu cả hai;
3. Căn cước công dân;
4. Bản photo — nhiều nơi photo tại chỗ nên không bắt buộc mang sẵn, nhưng mang thì nhanh hơn.

Mẹo tiết kiệm thời gian: làm nhiều bản cùng lúc. Phí mỗi bản không đáng kể, và bạn sẽ cần đi lại nhiều lần nếu chỉ làm một bản — xin việc, thi tuyển, làm thủ tục hành chính đều cần.

Về thời hạn: bản sao chứng thực không có hạn dùng theo quy định chung, nhưng nhiều nơi nhận hồ sơ tự đặt yêu cầu riêng — thường là trong vòng ba đến sáu tháng. Hỏi nơi nhận hồ sơ trước khi đi làm, để khỏi phải làm lại.

Nếu bằng do trường nước ngoài cấp

Đây là trường hợp cần xử lý khác hẳn và tốn nhiều thời gian hơn. Bốn khâu, theo thứ tự:

1. Hợp pháp hoá lãnh sự — trong nhiều trường hợp bắt buộc, tuỳ nước cấp bằng và tuỳ điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. Hỏi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền về thủ tục cụ thể với nước cấp bằng của bạn.
2. Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt — cái này thì đúng là công chứng, do tổ chức có thẩm quyền thực hiện.
3. Công nhận văn bằng — nếu bạn cần dùng bằng cho mục đích yêu cầu văn bằng được công nhận. Liên hệ Cục Quản lý chất lượng thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4. Chứng thực bản sao các giấy tờ trên khi cần nộp nhiều nơi.

Bắt đầu sớm. Ba khâu đầu mất thời gian tính bằng tuần, đôi khi bằng tháng. Nếu bạn có hạn nộp hồ sơ, đừng để đến sát ngày mới làm.

Một câu nên hỏi trước khi bắt đầu bất cứ khâu nào

"Hồ sơ này yêu cầu bản sao chứng thực, hay chấp nhận bản photo kèm bản chính để đối chiếu?"

Nhiều nơi chấp nhận cách thứ hai — bạn mang bản chính đến, họ đối chiếu rồi trả lại. Cách này không mất phí và không mất thời gian đi làm thủ tục.

Hỏi một câu có thể tiết kiệm cả buổi.

Nếu mất bằng gốc

Không chứng thực được bản sao khi không có bản chính. Nhưng có đường xử lý:

• Liên hệ trường đã cấp bằng để xin cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc. Trường lưu sổ gốc và cấp được bản sao có giá trị sử dụng.
• Chuẩn bị đơn theo mẫu của trường và giấy tờ tuỳ thân. Một số trường yêu cầu thêm giấy tờ về việc mất.
• Hỏi rõ thời gian xử lý — có thể mất vài tuần.

Phòng ngừa, làm ngay khi nhận bằng: chụp ảnh rõ nét bằng và bảng điểm, lưu lên đám mây; làm sẵn vài bản sao chứng thực; và cất bản chính ở nơi cố định, không mang theo khi không cần thiết. Nộp hồ sơ thì nộp bản sao chứng thực, giữ bản chính ở nhà.

Ba việc nên làm ngay khi tốt nghiệp

• Kiểm kỹ thông tin trên bằng — họ tên, ngày sinh, ngành, xếp loại. Sai sót phát hiện sớm thì sửa dễ; phát hiện sau nhiều năm thì khó hơn nhiều.
• Xin luôn bảng điểm, và nếu bạn có ý định học tiếp hoặc đi làm ở nước ngoài, xin thêm bản tiếng Anh nếu trường có cấp. Xin lúc vừa tốt nghiệp thì dễ hơn nhiều so với xin sau vài năm.
• Xin đề cương chi tiết các học phần nếu có khả năng bạn học tiếp hoặc chuyển đổi tín chỉ về sau. Đây là tài liệu khó xin nhất về sau và quan trọng nhất khi cần.

Hỏi đáp nhanh