Hồ sơ thiếu bằng đại học gốc: bốn trường hợp, bốn cách xử lý

Tình huống này gặp nhiều hơn người ta tưởng, và hầu hết trường hợp đều có đường xử lý — nhưng phải bắt đầu sớm, vì các thủ tục liên quan đều mất thời gian tính bằng tuần.

Việc đầu tiên là xác định bạn thuộc trường hợp nào, vì bốn trường hợp có bốn cách xử lý khác nhau.

Trường hợp 1 — Chưa nhận bằng vì mới tốt nghiệp

Đây là trường hợp dễ nhất. Trường cũ cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, và phần lớn nơi nhận hồ sơ chấp nhận nó.

Hai việc:

• Xin giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời ở phòng đào tạo trường cũ — thường lấy được trong ngày hoặc vài ngày;
• Hỏi trường bạn định nộp: "Trường có nhận giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời không, và khi nào em phải bổ sung bản chính ạ?"

Nhiều trường cho nộp bổ sung sau khi nhập học — hỏi rõ hạn cuối.

Trường hợp 2 — Mất bằng gốc

Không xin cấp lại bằng được, nhưng xin được bản sao văn bằng từ sổ gốc. Trường lưu sổ gốc và cấp bản sao có giá trị sử dụng.

Các bước:

1. Liên hệ phòng đào tạo hoặc bộ phận quản lý văn bằng của trường đã cấp;
2. Xin mẫu đơn — đừng tự viết, mỗi trường có mẫu riêng;
3. Chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân, và giấy tờ về việc mất nếu trường yêu cầu;
4. Hỏi rõ thời gian xử lý — có thể vài tuần. Đây là con số cần biết để tính ngược từ hạn nộp hồ sơ.

Trường hợp 3 — Bằng đang bị giữ ở nơi khác

Thường gặp: cơ quan giữ hồ sơ gốc, hoặc bạn đang nộp cho một thủ tục khác.

• Xin mượn tạm để chứng thực bản sao, rồi trả lại. Đây là cách nhanh nhất.
• Xin giấy xác nhận của đơn vị đang giữ, ghi rõ họ đang giữ bằng của bạn.
• Hỏi trường nhận hồ sơ xem có chấp nhận bản sao chứng thực từ trước cộng giấy xác nhận không.

Trường hợp 4 — Bằng do trường nước ngoài cấp

Phức tạp nhất và tốn nhiều thời gian nhất. Cần thêm ba khâu:

1. Hợp pháp hoá lãnh sự — trong nhiều trường hợp bắt buộc, tuỳ nước cấp bằng;
2. Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt;
3. Công nhận văn bằng — liên hệ Cục Quản lý chất lượng thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, nếu nơi nhận hồ sơ yêu cầu.

Bắt đầu ngay khi có ý định nộp hồ sơ. Ba khâu này có thể mất vài tháng, và đây là lý do phổ biến khiến người ta lỡ đợt tuyển sinh.

Việc phải làm đầu tiên, trước mọi trường hợp

Gọi cho trường bạn định nộp và hỏi thẳng. Đừng tự đoán rồi chuẩn bị nhầm thứ.

"Em chưa có bản chính bằng đại học vì [lý do]. Trường có phương án nào cho trường hợp của em không ạ — em nộp giấy tờ gì thay thế được, và hạn bổ sung là khi nào?"

Phần lớn trường có phương án, vì họ gặp tình huống này thường xuyên. Hỏi một cuộc điện thoại tiết kiệm được nhiều ngày chuẩn bị sai hướng.

Xin trả lời bằng email — bạn sẽ cần dẫn chiếu lại khi nộp hồ sơ, và người tiếp bạn hôm nay có thể không phải người xử lý hồ sơ.

Ba giấy tờ thay thế thường được chấp nhận

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời — cho người mới tốt nghiệp;
• Bản sao văn bằng từ sổ gốc — cho người mất bằng;
• Bảng điểm chính thức có dấu của trường — thường phải nộp kèm, và một số trường chấp nhận nó như bằng chứng bổ trợ trong lúc chờ.

Hỏi trường xem tổ hợp nào được chấp nhận trong trường hợp của bạn.

Nếu sát hạn nộp hồ sơ

1. Báo ngay cho bộ phận tuyển sinh, đừng im lặng rồi nộp thiếu. Người báo trước được xử lý khác hẳn người nộp thiếu không giải thích.
2. Hỏi về việc nộp hồ sơ có điều kiện — nhiều trường cho nhận hồ sơ và bổ sung sau trong một thời hạn nhất định.
3. Xin giấy xác nhận đang làm thủ tục từ nơi bạn đang xin cấp lại giấy tờ. Nó chứng minh bạn đang xử lý chứ không phải thiếu giấy tờ thật.
4. Hỏi về đợt tuyển sinh tiếp theo nếu không kịp. Nhiều trường có nhiều đợt trong năm, và lùi một đợt tốt hơn nhiều so với nộp hồ sơ không hợp lệ.

Phòng ngừa cho lần sau

Ba việc làm ngay khi có kết quả:

• Chụp ảnh rõ nét bằng và bảng điểm, lưu lên đám mây. Ảnh không thay thế được bản chính khi làm thủ tục, nhưng nó giúp bạn khi cần đối chiếu thông tin và khi làm đơn xin cấp lại.
• Làm sẵn vài bản sao chứng thực và cất riêng. Phí không đáng kể, và bạn sẽ cần nhiều lần.
• Cất bản chính ở nơi cố định, không mang theo khi không cần. Nộp hồ sơ thì nộp bản sao chứng thực, giữ bản chính ở nhà.

Và một việc ít người nghĩ tới: xin luôn đề cương chi tiết các học phần ở trường cũ nếu có khả năng bạn sẽ cần chuyển đổi tín chỉ. Tài liệu này khó xin nhất về sau và quan trọng nhất khi cần.

Hỏi đáp nhanh