Kế hoạch tuần thất bại theo một kiểu rất đều: bạn ngồi xuống chủ nhật, liệt kê mười việc, và đến thứ tư thì bỏ hẳn vì đã trượt ba việc đầu. Vấn đề không phải bạn thiếu kỷ luật — là kế hoạch được lập cho một tuần lý tưởng không tồn tại.
Bài này đưa ra một cách lập kế hoạch mất mười phút, chịu được biến động, và dùng được cho người có lịch làm việc thất thường.
Ba lỗi làm kế hoạch tuần vỡ
- Lập cho tuần lý tưởng. Kế hoạch giả định không tăng ca, con không ốm, không có việc đột xuất. Tuần như vậy hiếm khi xảy ra, nên kế hoạch vỡ ngay và bạn mất niềm tin vào chính việc lập kế hoạch.
- Việc quá lớn để bắt đầu. "Viết chương 2" không bắt đầu được lúc chín giờ tối khi bạn đã mệt. Việc lớn không rõ hình dạng sẽ nằm im chờ "khi nào rảnh".
- Không có khung giờ. Danh sách việc mà không gắn với thời điểm cụ thể thì chỉ là danh sách mong muốn.
Mười phút mỗi tuần: ba bước
Chọn một thời điểm cố định — sáng chủ nhật là lựa chọn phổ biến — và làm ba việc:
Bước 1: Nhìn hai tuần tới, không phải một
Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Một tuần là quá muộn để xoay xở nếu có việc lớn.
Nhìn hai tuần cho bạn thấy trước: hạn nộp nào đang đến, đợt thi nào sắp tới, tuần nào công việc căng. Và quan trọng hơn — nó cho bạn thấy tuần va chạm khi hạn nộp trùng mùa bận, lúc còn kịp làm trước.
Bước 2: Với mỗi mốc, ghi ra việc cụ thể tiếp theo
Không phải "làm bài học phần X" — mà là việc nhỏ nhất bạn có thể bắt đầu:
- "Đọc ba tài liệu chương 2" thay vì "học chương 2";
- "Viết dàn ý phần mở đầu" thay vì "viết chương 1";
- "Tìm và lưu năm tài liệu về chủ đề Y" thay vì "làm tổng quan tài liệu".
Nguyên tắc: chia đến mức làm được trong hai mươi phút. Quỹ thời gian của người bận là những khoảng ngắn rời rạc, không phải những buổi liền mạch.
Bước 3: Đặt việc đó vào một khung giờ cụ thể
Không có khung giờ thì nó không xảy ra. Và hãy đặt vào lúc bạn còn tỉnh táo, không phải lúc còn thừa thời gian — đây là hai thứ khác nhau mà người ta hay nhầm.
Quy tắc 60%
Đây là quy tắc quan trọng nhất trong bài, và nó ngược với cách phần lớn người lập kế hoạch.
Chỉ lấp 60% quỹ thời gian bạn có. Để trống 40%.
Lý do: 40% đó không phải lãng phí — nó là chỗ cho việc đột xuất, cho những việc mất lâu hơn dự tính (gần như mọi việc đều vậy), và cho việc bù khi bạn lỡ một buổi.
Kế hoạch lấp kín 100% vỡ ngay khi có một sự cố nhỏ. Kế hoạch để trống 40% thì hấp thụ được sự cố mà vẫn về đích — và bạn giữ được niềm tin vào kế hoạch của mình.
Nếu bạn có mười giờ mỗi tuần, hãy lập kế hoạch cho sáu giờ. Những tuần suôn sẻ bạn làm được nhiều hơn — đó là phần thưởng, không phải kỳ vọng.
Xếp thứ tự bằng tỷ trọng điểm
Khi không đủ thời gian cho mọi thứ — và điều đó sẽ xảy ra — bạn cần một tiêu chí xếp thứ tự thay vì quyết định theo cảm giác.
Tiêu chí đơn giản nhất là tỷ trọng điểm. Đọc đề cương chi tiết học phần ngay tuần đầu mỗi kỳ, ghi lại tỷ trọng của từng mốc đánh giá, và ghi con số đó cạnh mỗi việc trong kế hoạch.
Bài chiếm 40% và bài chiếm 5% không đáng được đối xử như nhau — nhưng nếu không ghi ra thì bạn sẽ đối xử như nhau, hoặc tệ hơn, làm bài dễ trước và để bài nặng đến phút chót.
Kết thúc mỗi buổi học bằng ba mươi giây
Việc nhỏ nhất trong bài và có tác dụng lớn nhất: trước khi đóng máy, ghi ra việc cụ thể cho buổi sau.
Buổi học sau đó bắt đầu được ngay thay vì mất mười phút nghĩ hôm nay làm gì. Với người chỉ có một tiếng, mười phút đó là một phần sáu buổi học.
Và nó hạ ngưỡng bắt đầu — thứ quyết định việc bạn có ngồi xuống hay không nhiều hơn là quyết tâm.
Khi tuần vỡ
Sẽ có tuần bạn không làm được gì. Điều quyết định không phải tuần đó, mà là tuần sau.
- Đừng cố bù toàn bộ. Kế hoạch "tuần này học gấp đôi" gần như luôn thất bại và làm bạn nản thêm.
- Quay lại đúng khung giờ cũ, làm việc nhỏ nhất có thể. Mục tiêu của buổi đầu sau khi trượt không phải là tiến độ — là nối lại chuỗi.
- Xem lại quy tắc 60%. Nếu tuần nào cũng vỡ, có thể bạn đang lấp quá nhiều. Hạ xuống 50% và xem có giữ được không.
Và nếu vỡ nhiều tuần liên tiếp: đó không phải vấn đề lập kế hoạch. Đó là tín hiệu khối lượng vượt quỹ thời gian thật của bạn. Hãy hỏi cố vấn học tập về số tín chỉ tối thiểu mỗi kỳ và thời gian tối đa được phép hoàn thành chương trình — giảm tải nằm trong quy chế, và nó là cách về đích chứ không phải cách bỏ cuộc.
Đo bằng đầu ra, không đo bằng giờ ngồi
Cuối tuần, ghi lại bằng thứ tự nó cho thấy có kết quả:
- Số bài giảng đã xem và đã viết lại được ý chính;
- Số trang bản thảo đã viết;
- Số tài liệu đã đọc và ghi chú xong.
"Học ba tiếng" là chỉ số dễ đánh lừa — bạn có thể ngồi ba tiếng và không giữ lại gì. Ghi ở một chỗ duy nhất, và những tuần trượt tiến độ sẽ hiện ra sớm, lúc còn sửa được.
Hỏi đáp nhanh
Vì sao kế hoạch tuần hay vỡ?
Ba lỗi: lập cho một tuần lý tưởng không tồn tại, việc quá lớn để bắt đầu lúc mệt, và danh sách việc không gắn với khung giờ cụ thể. Cách gỡ là chỉ lấp 60% quỹ thời gian và chia việc đến mức làm được trong hai mươi phút.
Quy tắc 60% nghĩa là gì?
Chỉ lập kế hoạch cho 60% quỹ thời gian bạn có, để trống 40%. Phần trống đó là chỗ cho việc đột xuất, cho những việc mất lâu hơn dự tính, và cho việc bù khi lỡ một buổi. Kế hoạch lấp kín vỡ ngay khi có sự cố nhỏ.
Không đủ thời gian cho mọi thứ thì ưu tiên thế nào?
Dùng tỷ trọng điểm làm tiêu chí — đọc đề cương chi tiết học phần ngay tuần đầu mỗi kỳ và ghi con số đó cạnh mỗi việc. Bài chiếm 40% và bài chiếm 5% không đáng được đối xử như nhau.
Vỡ kế hoạch nhiều tuần liền thì sao?
Trước hết thử hạ xuống 50% quỹ thời gian. Nếu vẫn vỡ thì đó không phải vấn đề lập kế hoạch mà là tín hiệu khối lượng vượt quỹ thời gian thật — hãy hỏi cố vấn học tập về số tín chỉ tối thiểu mỗi kỳ.