Với người đi làm, đây không phải tình huống hiếm mà là chuyện xảy ra vài lần mỗi năm. Nguyên tắc duy nhất cần nhớ: xử lý trước khi đi, không xử lý trong lúc đi.
Phần lớn rắc rối đến từ việc người ta lên đường với dự định "tối rảnh sẽ làm" — rồi tối thì họp, tiếp khách, hoặc kiệt sức.
Một tuần trước chuyến đi: bốn việc
- Mở lịch học phần và liệt kê mọi hạn rơi vào thời gian bạn đi — bài tập, bài kiểm tra, bài thảo luận diễn đàn, buổi học trực tuyến bắt buộc.
- Tải sẵn mọi thứ cần thiết về máy: bài giảng, tài liệu, đề bài. Đừng tin vào mạng ở nơi bạn đến.
- Làm trước những gì làm được. Bài tập nộp trong tuần sau thì làm xong trong tuần này. Đây là việc có giá trị nhất trong bốn việc.
- Báo cho ai cần biết — xem phần dưới.
Báo trước: ba đối tượng, ba nội dung khác nhau
Đây là phần quyết định bạn được hỗ trợ hay bị xử lý như người trễ hạn thông thường.
- Giảng viên phụ trách học phần — nếu có hạn nộp hoặc buổi học rơi vào thời gian bạn đi. Nêu rõ ngày đi, ngày về, và đề xuất cụ thể của bạn.
- Cố vấn học tập — nếu chuyến đi dài và ảnh hưởng nhiều học phần.
- Nhóm học tập nếu có bài tập nhóm — đây là nhóm cần báo sớm nhất, vì việc của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến người khác.
Mẫu email:
"Em là [tên], học viên lớp [mã lớp]. Em phải đi công tác từ ngày [X] đến ngày [Y]. Trong thời gian đó có [bài tập/buổi học] vào ngày [Z]. Em đã [làm trước / dự kiến làm vào ngày…]. Em xin hỏi thầy/cô về [đề xuất cụ thể của em] có được không ạ."
Ba điểm khiến email này hiệu quả: báo trước chứ không sau, nêu rõ bạn đã tự làm gì, và có đề xuất cụ thể thay vì để người nhận phải nghĩ hộ.
Với bài tập nhóm — báo sớm nhất
Đây là chỗ dễ mất lòng bạn học nhất, và cũng dễ xử lý nhất nếu làm đúng:
- Báo ngay khi biết lịch đi, đừng đợi gần đến hạn;
- Nhận phần việc làm trước được và làm xong trước khi đi — thu thập tài liệu, viết phần tổng quan, dựng khung;
- Đổi phần việc nếu cần: nhận phần không phụ thuộc vào tiến độ người khác, để bạn không thành nút thắt;
- Cho nhóm một cách liên lạc và nói rõ khung giờ bạn trả lời được.
Người báo trước và chủ động nhận phần phù hợp được nhóm thông cảm. Người im lặng rồi biến mất thì không.
Bốn việc chuẩn bị kỹ thuật
- Tải bài giảng về máy nếu nền tảng cho phép — xem được cả khi không có mạng.
- Biết cách phát mạng từ điện thoại, và kiểm gói dữ liệu còn đủ không. Nếu đi nước ngoài, tính chuyện mua gói dữ liệu tại chỗ.
- Mang theo bộ sạc dự phòng — đơn giản nhưng hay quên.
- Kiểm bài nộp có cần phần mềm gì đặc biệt không, và bạn có mang theo được không.
Tận dụng thời gian di chuyển
Chuyến công tác có những khoảng trống mà ngày thường không có: thời gian trên máy bay, tàu xe, chờ đợi. Đây là lúc hợp cho:
- Nghe bài giảng dạng âm thanh hoặc dùng chức năng đọc thành tiếng cho tài liệu;
- Đọc tài liệu đã tải sẵn;
- Đọc và trả lời diễn đàn lớp — việc này làm trên điện thoại được.
Đừng cố làm bài tập cần suy nghĩ sâu ở những khoảng này — chất lượng kém và bạn sẽ phải làm lại.
Nếu chuyến đi kéo dài nhiều tuần
Lúc đó cần xử lý ở tầng khác, không phải bằng mẹo sắp xếp:
- Trao đổi với cố vấn học tập về việc giảm số tín chỉ đăng ký kỳ đó. Nếu học phí tính theo tín chỉ thì bạn cũng đóng ít hơn kỳ đó.
- Hỏi về việc gia hạn nộp bài có lý do chính đáng — nhiều trường có cơ chế này, và đơn xin phải nộp trước chứ không phải sau.
- Cân nhắc bảo lưu một kỳ nếu chuyến đi chiếm phần lớn học kỳ. Bảo lưu khác hẳn thôi học: bạn giữ tư cách học viên và giữ kết quả các học phần đã qua.
Ba lựa chọn này đều nằm trong quy chế và tốt hơn nhiều so với việc cố gồng rồi trượt học phần — vì học lại tốn cả tiền lẫn thời gian.
Sau khi về
- Xem lại ngay những gì đã bỏ lỡ, đừng để dồn. Bài giảng ghi hình chờ được, nhưng chờ càng lâu thì càng khó bắt kịp.
- Đọc lại diễn đàn lớp — có thể có thông báo quan trọng hoặc thay đổi lịch.
- Cảm ơn người đã hỗ trợ, nhất là nhóm học tập. Bạn sẽ cần họ lần sau.
Nếu đi công tác thường xuyên
Với người mà công tác là đặc thù công việc, hãy tính điều này vào ngay từ khi chọn chương trình:
- Ưu tiên chương trình học không đồng bộ — bài giảng ghi hình xem lúc nào cũng được, thay vì buổi học trực tuyến theo lịch cố định.
- Hỏi rõ số buổi bắt buộc có mặt trong toàn khoá và thời điểm của chúng.
- Hỏi về thời gian tối đa được phép hoàn thành chương trình — biết con số này thì bạn học chậm lại được vào những kỳ bận mà vẫn an toàn.
Hỏi đáp nhanh
Đi công tác dài ngày thì xử lý bài tập thế nào?
Nguyên tắc là xử lý trước khi đi, không xử lý trong lúc đi. Một tuần trước: liệt kê mọi hạn rơi vào thời gian đi, tải sẵn tài liệu và bài giảng, làm trước những gì làm được, và báo cho giảng viên cùng nhóm học tập.
Email báo giảng viên nên viết thế nào?
Ba điểm khiến email hiệu quả: báo trước chứ không sau, nêu rõ bạn đã tự làm gì, và có đề xuất cụ thể thay vì để người nhận phải nghĩ hộ.
Có bài tập nhóm thì sao?
Đây là nhóm cần báo sớm nhất. Nhận phần việc làm trước được và làm xong trước khi đi, hoặc đổi sang phần không phụ thuộc tiến độ người khác để bạn không thành nút thắt.
Chuyến đi kéo dài nhiều tuần thì sao?
Ba lựa chọn trong quy chế: giảm số tín chỉ đăng ký kỳ đó, xin gia hạn nộp bài có lý do chính đáng (đơn phải nộp trước chứ không phải sau), hoặc bảo lưu một kỳ. Đều tốt hơn việc cố gồng rồi trượt học phần.