Khi vừa tốt nghiệp, bạn còn liên hệ, còn tài khoản, và mọi người còn nhớ bạn. Xin giấy tờ lúc đó rất dễ.
Ba năm sau, cùng những giấy tờ ấy có thể mất nhiều tuần — và đôi khi không lấy được nữa. Vì vậy hãy lấy đủ ngay.
Giấy tờ nên lấy ngay
- Bằng tốt nghiệp bản chính.
- Bảng điểm toàn khoá — bản chính và vài bản sao có xác nhận.
- Nhiều bản sao bằng có xác nhận — bạn sẽ dùng nhiều hơn dự đoán.
- Phụ lục văn bằng nếu cơ sở có cấp — nó mô tả chương trình và rất hữu ích khi phải giải thích.
- Giấy xác nhận tốt nghiệp nếu bằng chưa cấp ngay — nhiều nơi chấp nhận giấy này trong lúc chờ.
- Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Những thứ hay quên nhưng cần sau này
- Xác nhận về chương trình — thời lượng, hình thức, nội dung chính. Rất có ích nếu sau này phải giải thích hoặc làm thủ tục công nhận.
- Thư giới thiệu của người hướng dẫn — xin khi họ còn nhớ rõ bạn.
- Bản mềm luận văn và mọi bài đã nộp.
- Đề cương các học phần đã học — cần khi xin công nhận học phần hoặc học tiếp.
- Thông tin liên lạc của người hướng dẫn và bạn cùng khoá.
Nếu bạn ở xa
- Hỏi có nhận bằng qua đường bưu điện không, và thủ tục uỷ quyền nếu phải nhận trực tiếp.
- Nếu phải lên nhận, gộp mọi việc vào chuyến đó — lấy hết bản sao, xin mọi xác nhận cần thiết.
- Liệt kê trước những gì cần lấy, đừng nhớ ra lúc đã về.
- Hỏi trước cần mang giấy tờ gì để không phải đi lần thứ hai.
- Hỏi lễ tốt nghiệp tổ chức khi nào nếu bạn muốn dự — để thu xếp sớm.
Trước khi mất quyền truy cập hệ thống
- Hỏi tài khoản còn dùng được tới khi nào — thường không lâu sau tốt nghiệp.
- Tải hết tài liệu học phần, bài giảng, bài đã nộp.
- Xuất danh mục tài liệu tham khảo của bạn.
- Lưu lại các thư trao đổi quan trọng.
- Chuyển thư từ hộp thư nhà trường sang hộp thư cá nhân.
Nếu cần cho mục đích cụ thể
- Nếu định dùng ở nước ngoài, hỏi về bản dịch và hợp pháp hoá lãnh sự — thủ tục và thời gian.
- Nếu cơ quan yêu cầu hình thức xác nhận riêng, hỏi trước và lấy luôn.
- Nếu định học tiếp, hỏi cơ sở nơi bạn định học cần giấy tờ gì và lấy đủ.
- Nếu thuộc nghề có điều kiện hành nghề, hỏi cơ quan cấp phép cần gì.
- Hỏi trước rồi lấy một lần, thay vì lấy nhiều lần.
Lưu giữ lâu dài
- Bản chính ở nơi an toàn, tránh ẩm và tránh gấp.
- Chụp và quét toàn bộ, lưu ở hai nơi.
- Một thư mục duy nhất cho toàn bộ hồ sơ học tập.
- Ghi lại mã số văn bằng và ngày cấp ở nơi riêng — hữu ích nếu cần xác minh.
- Nói cho người thân biết giấy tờ để ở đâu.
Nếu sau này mất bằng
- Liên hệ cơ sở cấp bằng xin bản sao từ sổ gốc — quy trình thường có sẵn.
- Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng, khác hẳn bản chụp.
- Cần thông tin để tra cứu — khoá học, ngành, năm tốt nghiệp, mã số nếu có.
- Nếu cơ sở đã sáp nhập hoặc giải thể, hỏi cơ quan quản lý giáo dục nơi cơ sở đó đóng.
- Có nhiều bản sao có xác nhận từ đầu là cách phòng tốt nhất.
Một điều đáng nhớ
Một buổi chiều dành cho việc lấy đủ giấy tờ, ngay tuần bạn tốt nghiệp, tiết kiệm cho bạn nhiều tuần vào một thời điểm nào đó trong mười năm tới.
Và đó gần như luôn là thời điểm bạn đang gấp.
Câu hỏi thường gặp
Nên lấy những giấy tờ gì khi tốt nghiệp?
Bằng bản chính, bảng điểm toàn khoá, nhiều bản sao có xác nhận, phụ lục văn bằng nếu có, giấy xác nhận tốt nghiệp, và xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Thứ gì hay quên nhưng cần sau này?
Xác nhận về chương trình (thời lượng, hình thức, nội dung), thư giới thiệu của người hướng dẫn xin khi họ còn nhớ rõ bạn, và đề cương các học phần đã học.
Ở xa thì nhận bằng thế nào?
Hỏi có nhận qua bưu điện không và thủ tục uỷ quyền — nếu phải lên nhận thì liệt kê trước mọi việc và gộp vào cùng chuyến đó.
Trước khi mất quyền truy cập hệ thống cần làm gì?
Tải hết tài liệu học phần, bài giảng và bài đã nộp, xuất danh mục tài liệu tham khảo, và chuyển thư từ hộp thư nhà trường sang hộp thư cá nhân.
Sau này mất bằng thì sao?
Liên hệ cơ sở cấp bằng xin bản sao từ sổ gốc — bản này có giá trị sử dụng, khác hẳn bản chụp. Có nhiều bản sao có xác nhận từ đầu là cách phòng tốt nhất.